Spedycja – czym się zajmuje i kiedy warto korzystać z jej usług

Spedycja: co to znaczy? Definicja spedycji

 

Co to jest spedycja? Spedycja to działalność polegająca na organizowaniu kompleksowego przewozu na zlecenie. To wieloetapowy proces organizacji transportu towarów, w trakcie którego spedytor ma do podjęcia szereg istotnych decyzji. Spedycja nie jest jednak jednoznaczna z transportem – obejmuje również szereg innych działań administracyjnych i logistycznych.  

 

Główne zadania spedytora to:

• • przyjmowanie zleceń spedycyjnych i udzielanie porad związanych z procesami spedycyjnymi

• • propozycja trasy i środków transportu – przedstawienie najszybszej oraz najtańszej opcji

• • organizacja oraz nadzór nad transportem, w tym:

1. Zawieranie umów o przewóz
2. Ubezpieczanie przesyłki
3. Sporządzanie dokumentacji transportowej
4. Odbiór przesyłki od nadawcy
5. Nadanie przesyłki odpowiednim środkiem transportu wraz z dokumentacją transportową
6. Odbiór przesyłki oraz właściwej dokumentacji ze środka transportowego
7. Przekazanie przesyłki odbiorcy

 

 

Rodzaje spedycji – spedycja międzynarodowa co to jest

 

Na rynku istnieje podział spedycji ze względu na zakres działania, rodzaj i ilość środków transportu wykorzystywanych podczas zlecenia oraz zakres wykonywanych przez spedytora czynności.

Ze względu na zasięg terytorialny usługi spedycyjne dzielimy na:

• • spedycja międzynarodowa

• • spedycja krajowa

 

Zarówno w przypadku spedycji krajowej, jak i międzynarodowej spedytor podejmuje się czynności z zakresu spedycji czystej (właściwej), jak i działań dodatkowych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Z punktu widzenia złożoności procesu spedycyjnego wyodrębniamy:

• • spedycja gałęziowa – taka, w której całość pracy wykonywana jest z użyciem jednego rodzaju środka przewozowego (np. spedycja morska, drogowa, kolejowa, lotnicza czy żeglugi śródlądowej)

• • spedycja intermodalna – w ramach której spedytor korzysta z usług wielu różnych środków przewozu, posługując się przy tym jednym, uniwersalnym dokumentem transportowym

 

Ze względu na zakres wykonywanych czynności spedycja dzieli się na:

• • spedycja właściwa – czyli obejmującą główne zadania spedytora

• • spedycja mieszana – taka, w której spedytor jest w stanie własnym potencjałem wykonywać czynności przemieszczania oraz czynności dodatkowe

 

Myśląc o różnych środkach transportu:

• • spedycja morska

• • spedycja drogowa

• • spedycja kolejowa

• • spedycja lotnicza

 

Istnieje jeszcze jeden, ostatni podział spedycji:

• • spedycja czysta – zajmuje się wyłącznie przyjmowaniem zleceń spedycyjnych i nadzorem nad jakością usług

• • spedycja mieszana – w zakres działań wchodzić mogą także takie czynności jak pomoc w zorganizowaniu składowania przesyłek lub ich dystrybucji

 

 

Jakie są obowiązki spedytora?

 

Obowiązki spedytora są określone przez przepisy Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którymi spedytor w ramach umowy spedycji zobowiązuje się do:

• • zachowania należytej staranności

• • działania fachowego i profesjonalnego

• • dbania o interes zleceniodawcy

• • sprawowania nadzoru nad przebiegiem procesu transportowego oraz zdania relacji z przebiegu sprawy

 

Spedytor może podejmować też szereg działań dodatkowych, do których zalicza się pomoc przy:

• • magazynowanie towaru

• • podjęcie należności za dostarczony towar

• • przeprowadzenie cesji praw do przesyłki

• • sprzedaż przesyłki

• • awizowanie

 

 

Organizacja spedycji międzynarodowej i krajowej

 

Wraz z rozwojem każdej działalności pojawia się potrzeba dostarczania produktów do coraz większej liczby miejsc w obrębie kraju i za granicą.

Firma podejmująca się:

• • dostarczenia towaru do odbiorcy

• • organizacji eksportu lub importu towaru

ma dwie możliwości:

• • zorganizować transport samemu, szukając odpowiednich przewoźników

• • skorzystać z firmy spedycyjnej

 

Czy warto organizować transport samodzielnie?

 

Samodzielna organizacja transportu to na pewno opłacalny wybór, jeśli transport odbywa się na terenie jednego kraju i jest to zlecenie regularne (szczególnie transport samochodowy). Brak obowiązków związanych z przeładunkiem towaru czy odprawą celną sprawia, że każda firma przewozowa powinna poradzić sobie z takim zleceniem.

 

Sytuacja komplikuje się jednak, jeśli w grę wchodzi m.in.:

• • przeładunek towarów

• • magazynowanie

• • transport na znaczne odległości (inny kraj czy kontynent)

• • wysyłanie partii towarów o różnej wielkości czy też do kilku odbiorców

• • transport intermodalny, czyli wykorzystujący więcej niż jeden środek transportu

Wtedy zdecydowanie warto zdecydować się na powierzenie spedytorowi organizacji całego procesu.

 

Chęć maksymalnego cięcia kosztów, polegająca na rezygnacji ze wszystkich pośredników, może skutkować:

• • nieterminową dostawą

• • uszkodzeniami towarów

• • stratami rynkowymi z powodu wydłużonego procesu transportu

• • finalnie również wzrostem kosztów ze względu na czasochłonny nadzór nad całością procesu

Warto podkreślić, że nieterminowa dostawa wcale nie musi być opóźniona, co wiązałoby się np. z obowiązkiem zapłaty kary umownej. Równie dobrze może to być dostawa przed umówionym z kontrahentem terminem odbioru, co z kolei będzie się wiązało z obowiązkiem magazynowania lub składowania towarów na koszt dostawcy.

Zadaniem spedytora jest tak zorganizować cały proces i powierzyć transport takim podmiotom, aby proces transportu przebiegł zgodnie z założonym planem i kosztorysem.

 

Potrzebujesz konsultacji? Szybkiej wyceny transportu? Skontaktuj się z nami > 

 

 

Dlaczego warto korzystać z usług spedycji?

 

Przewagi spedycji:

1. Znajomość rynku transportowego, co pozwala na:

• • szybki dobór odpowiedniego środka transportu oraz trasy przewozu danego ładunku

• • zaproponowanie optymalnej opcji transportu, spełniającej wymagania zleceniodawcy (czas, cena etc.)

2. Wieloletnie relacje, które pozwalają gładko rozwiązać trudne sytuacje związane z z transportem i załatwić to, co mogłoby być niemożliwe w przypadku podejmowania samodzielnych prób (np. brak przestrzeni magazynowej, brak kierowców itd.):

• • z przewoźnikami, armatorami, liniami lotniczymi

• • z agentami z innych krajów

3. Gromadzona przez lata wiedza, która pozwala:

• • przewidzieć ryzyka – punkty zapalne transportu i zapobiec im (szczególnie we współpracy międzynarodowej)

 

Warto podkreślić, że zaangażowanie w proces transportu pośrednika pomiędzy sprzedającym a firmami przewozowymi lub portowymi wcale nie musi wpłynąć na wzrost kosztów.

Dla małej ilości ładunków jako nadawca nie będziemy w stanie uzyskać korzystniejszych stawek czy też specjalnych rabatów, natomiast spedytor ma takie możliwości. Firma, która powierzy mu towar, może z nich w takiej sytuacji skorzystać.

Podobnie w przypadku czasu dostawy – spedytor, mając znajomość rynku oraz relacje z agentami z innych krajów, przewoźnikami, armatorami czy liniami lotniczymi, będzie potrafił zorganizować nam transport w najkrótszym możliwym terminie.  

 

 

Jak wygląda współpraca z firmą spedycyjną – krok po kroku

 

Etapy zlecenia spedycyjnego można przedstawić w poniższy sposób:

1. 1. Dobór środków transportu, trasy i doradztwo w zakresie Incoterms (warunków sprzedaży)
   2. Wskazanie najkorzystniejszych opcji przewozu
   3. Koordynacja i nadzór nad transportem
   4. Obsługa administracyjna – w tym odprawa celna
   5. Analiza kosztów i ocena przebiegu procesu w celu przyszłej optymalizacji

 

 

Umowa spedycji co to?

 

Co to jest umowa spedycji?

Umowa spedycji to umowa zawierana między przewoźnikiem a zleceniodawcą (spedytorem) w celu przewiezienia ładunku z jednego miejsca do drugiego. Zgodnie z umową, spedytor zobowiązuje się do organizacji przewozu, wybierając odpowiedni środek transportu, dobierając trasę i przeprowadzając formalności związane z przewozem, takie jak załatwienie dokumentów celnych czy ubezpieczenie ładunku. Przewoźnik z kolei zobowiązuje się do wykonania transportu zgodnie z umową, dostarczając ładunek do określonego miejsca i w terminie ustalonym w umowie.

Umowa spedycji reguluje prawa i obowiązki stron, w tym warunki finansowe, odpowiedzialność za ewentualne szkody, sankcje za nieterminowe wykonanie zobowiązań oraz zasady rozwiązywania sporów. Umowa ta jest często zawierana w formie pisemnej, choć w niektórych przypadkach można ją zawrzeć także ustnie/drogą mailową.

 

 

Praktyczne przykłady – problemy, które możesz napotkać, nie mając wsparcia spedycji

 

Nadal zastanawiasz się, czy warto współpracować z firmą spedycyjną? Zobacz praktyczne przykłady!

Zapoznaj się z poniższymi przykładami – w wielu wypadkach samodzielne próby organizacji transportu kończą się niepotrzebnymi nerwami i wyższym kosztem samej dostawy towaru.

 

Sytuacja 1: Transport morski z Polski do Egiptu

• • Opis sytuacji: Firma X zdecydowała się na dostarczenie towaru z portu w Gdańsku do kontrahenta w Egipcie. Pracownik tej firmy zarezerwował miejsce na pokładzie statku w Grecji, gdzie miał nastąpić przeładunek, ale nie otrzymał tzw. noty bukingowej, która by to potwierdzała. Towar musiał być przechowywany przez 7 dni w portowych magazynach na koszt polskiej firmy. Dopiero po tym czasie odpływał następny statek, na którym znalazło się wolne, potwierdzone miejsce.

Wniosek: Konieczność magazynowania towaru w porcie znacznie podniósł sam koszt transportu, dodatkowo niepotrzebnie wydłużył czas dostawy.

 

Sytuacja 2: Transport morski z Chin do Polski

• • Opis sytuacji: Dwie firmy chcą importować jeden kontener 40’ towaru. Jedna z nich samodzielnie negocjuje transport tego towaru z portu w Shanghaju, jego załadunek na statek i fracht (przewóz morski) do portu w Gdańsku. Druga te same czynności powierza spedytorowi, który na podobnej trasie obsługuje transport i korzysta z 30% rabatu na załadunek i fracht. Spedytor ma wynegocjowane lepsze warunki z firmami obsługującymi magazyny i port oraz z armatorem pływającym na tej trasie. Pojedynczy kontener w pierwszym przypadku objęty jest zwykłym taryfikatorem, w drugim korzysta z tych rabatów.

Wniosek: Firma korzystająca ze wsparcia spedycji nie traci czasu na poszukiwania, ma większą pewność i bezpieczeństwo transportu. Dodatkowo, mimo konieczności zapłaty marży firmie spedycyjnej, koszt transportu będzie niższy.

 

Sytuacja 3: Transport drogowy z Hiszpanii do Polski

• • Opis sytuacji: Firma Y zorganizowała transport drogowy z Hiszpanii do Polski. Przewóz przebiegł bezproblemowo, jednak przy odbiorze towaru okazało się, że brakuje paru kartonów, a niektóre z nich są uszkodzone. Firma zgłosiła przewoźnikowi mailem zaistniałą sytuację po kilku dniach od odbioru towaru, nie wskazała jednak braków/uszkodzeń w dokumentach przewozowych CMR.

Wniosek: Brak adnotacji w liście przewozowym czy też w dokumentach CMR o ewentualnych brakach towaru, uszkodzeniach wskazuje, że towar odebrano bez zastrzeżeń. W takiej sytuacji ubezpieczyciel może nie uznać naszej reklamacji. Dlaczego? Sami pozbawimy się podstaw, by przypuszczać, że szkoda powstała w transporcie a nie dopiero na magazynie po wyładunku.

Co więcej, uszkodzenie czy brak towaru należy zgłosić przewoźnikowi w ciągu 7 dni roboczych. W sytuacji opóźnienia dostawy mamy więcej czasu – 21 dni na wysłanie zgłoszenia reklamacyjnego do przewoźnika.

Częstym błędem jest również mylenie odpowiednich dokumentów przewozowych. W transporcie krajowym – jest to list przewozowy, a w transporcie międzynarodowym są to dokumenty CMR, które musza być sporządzone w odpowiedni sposób i w odpowiedniej ilości wydane kierowcy. Reguluje je Konwencja CMR.

 

To tylko parę przykładów sytuacji, w której brak wiedzy i odpowiedniej reakcji może narazić nas na niepotrzebne koszty czy też straty przy samodzielnej organizacji transportu.

Profesjonalne doradztwo w zakresie organizacji przewozu pomaga wyeliminować błędy, a także pozwala na optymalizację samych kosztów.

Na mocy przepisów Kodeksu Cywilnego, spedytor jest odpowiedzialny nie tylko za dobór przewoźników, ale i osób trzecich takich jak inni spedytorzy czy agenci, z których usług korzysta przy wykonaniu zlecenia. To dodatkowo zwiększa poczucie bezpieczeństwa zlecającego.

 

 

Podsumowanie

 

Transport towarów to złożony, wieloetapowy proces. Jeśli nie zajmujemy się tym profesjonalnie, zwykle nie mamy wystarczającej wiedzy w tym zakresie. To może narazić nas na niepotrzebne koszty wynikające z braku znajomości obowiązujących zasad czy też niedopełnienia wszystkich formalności.

Warto zlecić to zadanie specjalistom, którzy zajmują się spedycją na co dzień. Firma spedycyjna ma doświadczenie w kompleksowym organizowaniu transportu. Co ważne, spedytor zna obowiązujące procedury. Zyskujesz więc pewność, że wszystko odbędzie się bez przeszkód i konieczności ponoszenia wydatków nieuwzględnionych w budżecie.

Doświadczenie firmy transportowej sprawia, że powierzenie jej towaru jest bezpieczne i opłacalne. Firma spedycyjna pomoże zorganizować transport w taki sposób, aby ograniczyć koszty. Dotyczy to zarówno wyboru optymalnego środka transportu i ekonomicznej trasy, jak i umiejętności wynegocjowania dobrych warunków z przewoźnikami czy celnikami. Oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale i czas, który musielibyśmy poświęcić na samodzielne, ryzykowne zorganizowanie transportu. Znajomość branży transportowej, terminowość i kompleksowość usług sprawiają, że jest to optymalny wybór dla każdej firmy, która chce zlecić zarówno transport krajowy, jak i międzynarodowy.