Faktura handlowa – kluczowy dokument importu i eksportu

Faktura handlowa – co to jest

Faktura handlowa (ang. commercial invoice), w skrócie CI, to dokument wystawiany przez sprzedawcę kupującemu w międzynarodowej transakcji. Dokument ten służy jako umowa i dowód sprzedaży między dwiema stronami. Szczegółowo opisuje liczbę sprzedanych towarów, ceny i ich wartość.

Faktura handlowa jest niezbędnym dokumentem podczas importu towarów. W celu odprawy importowanych towarów fakturę handlową należy przedłożyć agencji celnej, w celu wyliczenia należnych ceł i podatków.

Kto wystawia fakturę handlową (commercial invoice)?

Faktura handlowa (commercial invoice) to dokument wystawiany przez eksportera lub dostawcę towaru, który potwierdza sprzedaż i zawiera szczegółowy opis towaru, ich ilość, wartość oraz warunki dostawy. To jeden z najważniejszych dokumentów w transporcie międzynarodowym – niezbędny przy każdej odprawie celnej.

Jeśli korzystasz z naszych usług, możesz liczyć na wsparcie w weryfikacji faktury handlowej jeszcze przed wysyłką – tak, aby zawierała wszystkie konieczne dane: numer identyfikacji podatkowej, kraj pochodzenia towaru, Incoterms czy odpowiednio zapisane waluty.

Faktura handlowa wzór – co powinna zawierać

Co musi zawierać faktura handlowa?

• numer i seria faktury
• data wystawienia
• nazwa oraz dane eksportera (pełna nazwa, adres, dane kontaktowe)
• warunki Incoterms (formuła + miejsce), np. FOB Shanghai
• nazwa towaru i jego opis
• kraj pochodzenia towaru, np. Country of origin: China
• kod celny (HS kod)
• ilość zakupionego towaru w sztukach
• cena jednostkowa oraz cena łączna towaru (uwaga: konieczny zapis słowny waluty np.: USD, nie $)
• podpis eksportera

Faktura celna – faktura do odprawy celnej

Faktura do odprawy celnej powinna zawierać dokładnie te same informacje, które wskazaliśmy w poprzednim akapicie.

Faktura celna to inaczej faktura handlowa – podstawowy dokument potwierdzający sprzedaż towarów za granicę. Dla urzędników celnych musi zawierać konkretne, jednoznaczne informacje, które umożliwiają przeprowadzenie odprawy celnej. W przeciwnym razie może dojść do wstrzymania ładunku, a nawet nałożenia kar.

Czy niezbędne jest tłumaczenie faktury do odprawy celnej?

Faktura handlowa do odprawy celnej nie musi być tłumaczona, o ile zawiera wszystkie wymagane informacje w języku zrozumiałym dla urzędników celnych, czyli najczęściej w języku angielskim. W przypadku dokumentów sporządzonych np. po chińsku, rosyjsku lub w innych mniej popularnych językach – urząd celny może poprosić o tłumaczenie. Wówczas wystarczy zazwyczaj zwykły przekład, bez konieczności tłumaczenia przysięgłego.

Warto wspomnieć, że na niektórych fakturach handlowych można spotkać się również z przetłumaczoną nazwą towaru – jest to mile widziana praktyka, jednak nie jest ona obowiązkowa. Tłumaczenie nazwy towaru nie musi być przysięgłe i może zostać przesłane drogą mailową.

Faktura handlowa w transporcie morskim, lotniczym i drogowym

Niezależnie od tego, czy wysyłasz towar kontenerem z portu w Szanghaju, przesyłką lotniczą z USA, czy transportem drogowym z Niemiec – fakturę handlową trzeba przygotować zgodnie z wymaganiami służb celnych.

W transporcie morskim dokument ten często towarzyszy świadectwu pochodzenia i jest wykorzystywany do naliczania ceł. W transporcie lotniczym zawarte w nim dane muszą zgadzać się z Air Waybillem (AWB), a w transporcie drogowym – z listem CMR. W każdej z tych gałęzi logistyki commercial invoice musi zawierać: opis towarów, ilość towaru, wartość towarów, cena jednostkowa, data wystawienia, kraj z którego towar pochodzi oraz numer faktury.

Najczęstsze błędy w fakturach handlowych – jak ich uniknąć?

Nieprawidłowo przygotowana faktura handlowa to najczęstszy powód opóźnień w odprawie celnej. Czasem chodzi o drobiazgi – jak brak daty wystawienia – ale ich konsekwencje mogą być poważne: opóźnienia, przestoje, a nawet nałożenie kar.

Najczęstsze błędy w fakturach handlowych to:

• brak numeru faktury lub podanie błędnego formatu,
• brak danych firmy importera lub eksportera,
• opis towarów bez jednostek miary lub niezgodny z listą pakową,
• pominięcie kraju pochodzenia lub błędne wskazanie wartości (np. towar nie może mieć wartości zerowej),
• brak wskazania waluty w prawidłowej formie (np. USD a nie $)
• brak wskazania Incoterms

W PEKO mamy doświadczenie w obsłudze tysięcy ładunków i wiemy, jak uniknąć nawet najdrobniejszych niezgodności. Skontaktuj się z nami, a chętnie Ci pomożemy z organizacją całego importu i eksportu (wraz z odprawą celną). Odpowiednie wsparcie jest kluczowe dla uniknięcia błędów!

Czy faktura handlowa może zastąpić list przewozowy?

Nie – faktura handlowa nie zastępuje listu przewozowego. To dwa zupełnie różne dokumenty. Faktura handlowa to dokument sprzedaży – służy jako dokument potwierdzający zawarcie transakcji handlowej i wykorzystywany jest głównie przez służby celne.

Z kolei list przewozowy (np. CMR, B/L, AWB) to dokument przewozowy, który potwierdza przekazanie ładunku przewoźnikowi i określa warunki dostawy oraz odpowiedzialność za ładunek w czasie transportu.

W PEKO Spedycja zadbamy, by zarówno faktura handlowa, jak i list przewozowy były prawidłowo przygotowane i wzajemnie spójne – tak, by nie było rozbieżności w danych podczas odprawy celnej.

Faktura pro forma a faktura handlowa – co je różni?

Faktura pro forma to dokument wstępny, który nie jest dokumentem księgowym ani celno-skarbowym. To rodzaj oferty – szacunkowe zestawienie wartości zamówienia przed jego finalizacją. Z kolei faktura handlowa to dokument obowiązkowy w eksporcie, wymagany do odprawy celnej, który zawiera wszystkie dane wymagane przez urząd celny.

W praktyce – jeśli Twój towar trafia za granicę, fakturą pro forma nie przeprowadzisz odprawy. Do tego konieczna jest poprawnie wystawiona commercial invoice – najlepiej w języku angielskim i zgodna z aktualnymi wymaganiami.

Faktura handlowa a faktura VAT – czym się różnią?

Faktura Handlowa:

• Cel: Służy głównie do celów międzynarodowych transakcji handlowych.
• Zawartość: Zawiera szczegółowe informacje o towarze, jego ilości, wartości, warunkach dostawy oraz płatności.
• Wykorzystanie: Wymagana przez organy celne przy imporcie i eksporcie.

Faktura VAT:

• Cel: Stosowana w krajowych transakcjach handlowych.
• Zawartość: Zawiera szczegółowe informacje o sprzedaży towarów lub usług, kwocie netto, stawce i kwocie VAT.
• Wykorzystanie: Podstawowy dokument księgowy, służy do rozliczania podatku VAT.

Oba dokumenty pełnią różne funkcje w zależności od rodzaju transakcji i przepisów prawnych.