System SENT – czym jest, kogo dotyczy i jak zgłaszać przewóz towarów?

System SENT – co to jest i jaki jest jego cel?

SENT, czyli System Elektronicznego Nadzoru Transportu, to narzędzie państwowe służące do monitorowania przewozu towarów uznanych za wrażliwe. W wybranych sytuacjach obejmuje też obszar związany z obrotem paliwami (np. paliwami opałowymi).

W praktyce system działa jak „elektroniczny nadzór” nad transportem: pozwala ustalić kto przewozi, jaki towar, skąd i dokąd, a także kiedy przewóz się rozpoczął – zarówno w transporcie drogowym, jak i kolejowym (czyli w ramach monitorowania drogowego i kolejowego).

Za nadzór odpowiada przede wszystkim Krajowa Administracja Skarbowa, a kontrole na trasie mogą prowadzić także inne służby. W praktyce oznacza to weryfikację w trasie lub na terminalu: czy przewóz widnieje w elektronicznym rejestrze SENT oraz czy pojazd przekazuje dane lokalizacyjne – często w czasie rzeczywistym.

Dla importera i eksportera ma to znaczenie z kilku powodów:

• SENT nie dotyczy wyłącznie przewoźnika – obowiązki są rozłożone między podmiot wysyłający, przewoźnika i często podmiot odbierający.
• błędy w zgłoszeniu lub brak zgłoszenia mogą generować realne koszty (kary opisujemy w dalszej części),
• w logistyce i formalnościach (także celnych) SENT bywa elementem, którego brak potrafi zatrzymać proces – szczególnie przy paliwach, alkoholu, suszu tytoniowym czy wybranych odpadach.

Warto też pamiętać o zmianach: KAS zapowiedziała objęcie SENT kolejnych grup towarowych od 17 marca 2026 r.

Ustawa SENT – podstawa prawna

Podstawą prawną jest ustawa o SENT, czyli ustawa z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi

SENT: jakie towary wymagają rejestracji?

SENT wprowadzono, by zwiększyć kontrolę nad przemieszczaniem towarów wrażliwych i umożliwić organom skarbowym bieżącą ocenę legalności obrotu.

Zgodnie z ustawą z 9 marca 2017 r. obowiązek zgłoszenia dotyczy przewozu towarów wskazanych w przepisach wykonawczych (m.in. rozporządzeniach) i identyfikowanych przede wszystkim na podstawie kodów CN/TARIC.

W praktyce to oznacza jedno: towar „wpada” w SENT, gdy przewóz odbywa się na terytorium Polski w modelu drogowego lub kolejowego monitorowania i spełnione są warunki dla danej pozycji (np. limity ilościowe).

Grupy towarów objęte SENT

Obowiązek zgłoszenia najczęściej dotyczy następujących grup:

1. Paliwa i wyroby akcyzowe – w szczególności paliwa silnikowe (np. olej napędowy) oraz kategorie powiązane z obrotem paliwami opałowymi.
2. Alkohol i wyroby zawierające alkohol – m.in. alkohol etylowy, towary zawierające alkohol etylowy oraz alkohole skażone (w tym alkohol całkowicie skażony), jeśli spełnione są warunki dla danej pozycji.
3. Wyroby tytoniowe i surowce – m.in. susz tytoniowy i inne towary związane z podatkiem akcyzowym, kwalifikowane jako wrażliwe w transporcie.
4. Wybrane oleje roślinne i produkty „podwyższonego ryzyka” – w tej grupie szczególnie ważne są progi i wyłączenia opakowaniowe.
5. Wybrane odpady (np. farby, lakiery, rozpuszczalniki, kleje) – w praktyce dotyczy to m.in. odpadów farb drukarskich, odpadów farb czy zawiesin zawierających farby, co ma znaczenie zarówno w eksporcie, jak i w przewozach krajowych.
6. Towary wrażliwe wynikające z odrębnych regulacji – w pewnych przypadkach SENT może dotyczyć również towarów wskazywanych jako zagrożone brakiem dostępności, np. w obszarze produktów leczniczych (zależnie od aktualnych wykazów i warunków).

Dodatkowe grupy towarów objęte systemem SENT – zmiany od 17 marca 2026 r.

Od 17 marca 2026 r. monitoring SENT obejmie także część asortymentu z branży odzieżowej i obuwniczej. W praktyce oznacza to nowe obowiązki przy przewozach drogowych i kolejowych na terytorium Polski.

SENT ma objąć przewozy:

• dział 61 CN (odzież i dodatki z dzianin), jeśli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg,
• dział 62 CN (odzież i dodatki inne niż z dzianin), jeśli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg,
• CN 6309 00 00 (odzież używana i inne artykuły używane), jeśli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg,
• dział 64 CN (obuwie), z wyłączeniem CN 6406 (części obuwia), jeśli w przesyłce jest więcej niż 20 sztuk obuwia,
• przesyłki mieszane (towary z co najmniej dwóch działów: 61 i/lub 62 i/lub 64; z wyłączeniem CN 6406), jeśli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg.

Wyjątki i limity

To, że towar znajduje się w wykazach, nie zawsze oznacza obowiązek zgłoszenia. Najczęściej decydują:

• progi ilościowe – obowiązek może pojawić się dopiero po przekroczeniu wskazanej masy lub objętości,
• wyłączenia opakowaniowe – np. zwolnienia dla opakowań jednostkowych do określonego limitu (częste przy olejach i chemikaliach),
• warunki szczególne dla danej pozycji CN – podobne towary „handlowo” mogą mieć różny status w SENT z uwagi na inny kod CN albo warunek stosowania.

Towary SENT – jak je zgłaszać?

PUESC SENT e-przewóz – elektroniczne zgłoszenie transportu

W praktyce zgłoszenie w SENT to tzw. SENT e-przewóz – czyli elektroniczne zgłoszenie transportu w systemie PUESC. Ten ‘e-przewóz’ zawiera dane towaru, uczestników przewozu i parametry transportu, a po wysłaniu generuje numer SENT.

Zgłoszenia SENT – kiedy składasz i kto to robi

W praktyce zgłoszenia SENT składa podmiot wysyłający lub (w zależności od scenariusza) podmiot odbierający, zawsze przed rozpoczęciem przewozu

Zgłoszenie realizuje się elektronicznie przez PUESC (w ramach usług elektronicznych skarbowo-celnych). To tam działa elektroniczny rejestr SENT.

Proces można ująć w czterech krokach:

1. zgłoszenie składa podmiot wysyłający lub – zależnie od scenariusza – podmiot odbierający, przed rozpoczęciem przewozu; w efekcie otrzymuje numer referencyjny,
2. numer referencyjny trafia do kolejnego ogniwa: zwykle do przewoźnika (firmy transportowej) i często także do odbiorcy,
3. przewoźnik uzupełnia zgłoszenie o dane przewozu (pojazd, trasa, daty itp.) i zapewnia geolokalizację (np. przez aplikację e-TOLL PL lub urządzenie OBU/ZSL),
4. po dostawie podmiot odbierający zamyka zgłoszenie, dodając potwierdzenie odbioru (w systemie są do tego dedykowane funkcje, np. aktualizacja/zamknięcie).

Jeśli w trakcie transportu zmienia się pojazd, miejsce dostawy lub parametry przesyłki, zwykle trzeba wykonać aktualizację – a to jeden z najczęstszych punktów ryzyka błędów.

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie do systemu SENT?

Zakres danych zależy od roli uczestnika przewozu, ale dla firm MŚP kluczowe jest uporządkowanie informacji w czterech blokach:

1. Dane o towarze i przesyłce

• rodzaj towaru (najlepiej z odniesieniem do kodu CN/TARIC),
• ilość oraz masa brutto przesyłki i/lub objętość,
• w razie potrzeby: informacja, że to np. towar zawierający alkohol etylowy, paliwo opałowe, olej roślinny czy odpady (np. odpady farb drukarskich).

2. Dane podmiotów

• podmiot wysyłający,
• podmiot odbierający,
• przewoźnik (firma transportowa albo partner logistyczny działający jako przewoźnik).

3. Dane o przewozie

• miejsce załadunku i miejsce dostawy,
• data rozpoczęcia (często także planowane zakończenie),
• numer rejestracyjny pojazdu (transport drogowy) lub dane składu (transport kolejowy),
• dane geolokalizacyjne przekazywane do systemu (np. przez e-TOLL).

4. Numer SENT (numer referencyjny) i obieg informacji

• po rejestracji zgłoszenia system nadaje numer referencyjny,
• numer referencyjny (oraz klucz, jeśli został wygenerowany) należy przekazać przewoźnikowi lub dyspozytorowi, aby mógł uzupełnić zgłoszenie o dane przewozu i uruchomić wymagane monitorowanie; następnie przewoźnik przekazuje numer kierowcy, by mógł go okazać podczas kontroli.

Konsekwencje braku zgłoszenia do systemu SENT – czy grozi za to kara?

Brak zgłoszenia w SENT może skutkować obciążeniami finansowymi.

Sankcje w SENT mają charakter administracyjnych kar pieniężnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze przypadki.

Brak zgłoszenia lub niezgodność towaru ze zgłoszeniem (podmiot wysyłający / podmiot odbierający)
Jeśli podmiot zobowiązany nie zgłosi przewozu albo kontrola wykaże rozbieżności (np. w rodzaju, ilości, masie lub objętości), organ może nałożyć karę:

• 46% wartości brutto towaru, nie mniej niż 20 000 zł.

To najdotkliwsza sankcja, która w praktyce może dotyczyć m.in. importerów/odbiorców przy WNT oraz podmiotów wysyłających w obrocie krajowym.

Brak przekazania numeru referencyjnego / niewykonanie obowiązków wobec kontroli (kara 20 000 zł)
Przepisy przewidują sankcje także za naruszenia „operacyjne”, np. gdy podmiot uczestniczący nie przekaże przewoźnikowi wymaganych informacji (w tym numeru referencyjnego) albo nie dopełni obowiązków związanych z wezwaniem do przedstawienia środka transportu do kontroli.

Kary po stronie przewoźnika (najczęstsze naruszenia w transporcie)
Po stronie przewoźnika ryzyka obejmują m.in. brak zgłoszenia (gdy obowiązek ciąży na przewoźniku), brak uzupełnienia wymaganych danych czy naruszenia związane z przebiegiem przewozu. W praktyce spotyka się widełki kar 10 000 zł lub 20 000 zł – zależnie od rodzaju naruszenia.

Dodatkowo przepisy przewidują możliwość odstąpienia od kary w szczególnych okolicznościach (np. ważny interes przewoźnika lub interes publiczny), ale wymaga to uzasadnienia i oceny konkretnego stanu faktycznego.

Odpowiedzialność kierowcy (grzywna za rozpoczęcie przewozu bez numeru)
Niezależnie od sankcji administracyjnych dla firm, kierowca, który rozpocznie przewóz bez numeru referencyjnego (albo dokumentu zastępującego zgłoszenie), może podlegać grzywnie od 5 000 do 7 500 zł.

Konsekwencje operacyjne kontroli
Poza karami, naruszenia SENT mogą w praktyce oznaczać:

• zatrzymanie transportu i czas potrzebny na wyjaśnienia,
• obowiązek podstawienia środka transportu do kontroli w wyznaczonym miejscu,
• pogłębioną weryfikację dokumentów i zgodności towaru ze zgłoszeniem.